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15. Juli 2014

 

Höflich und korrekt in den Urlaub starten

E-Mail-Abwesenheitsnotiz: So glänzen Sie mit Ihrer Abwesenheit

 

 

Insbesondere für Unternehmen und Selbstständige gilt: Aktivieren Sie Ihren Abwesenheitsassistenten in Ihrem E-Mail-Programm, bevor Sie in den Urlaub starten. Immerhin präsentieren Sie mit dieser Notiz Ihr Unternehmen, Ihre Person während Ihrer Abwesenheit nach außen.

 

Mit diesen Regeln hinterlassen Sie einen positiven Eindruck beim E-Mail-Absender.

 

Regel 1: Die Anrede

Leider gibt es sie noch, die Abwesenheitsnotiz ohne Anrede. Das ist schlichtweg unhöflich. Machen Sie es besser. Sprechen Sie den Interessenten an. Aber bitte nicht mit „Hallo“ und „Smiley“, wie die Abbildung etwas übertrieben zeigt.

 

Da im Vorfeld nicht bekannt ist, von wem die E-Mail kommt, wählen Sie am besten die klassische Variante
„Sehr geehrte Damen und Herren, …“ oder ein „Guten Tag, …“

 

 

Regel 2: Ihr Abwesenheitsvermerk sollte – neben der Anrede – noch diese Angaben beinhalten

  1. Dank (besten Dank für Ihre E-Mail …)
  2. Wann Sie wieder im Büro sind
  3. Kontaktdaten Ihrer Vertretung (sofern Sie eine Vertretung haben)
  4. Gruß (Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße aus …)
  5. Vollständige Signatur (Ihr vollständiger Name, Firmenname, Firmenanschrift und Kontaktdaten)

 

So könnte eine formelle Abwesenheitsnotiz aussehen:

Muster: Abwesenheitsvermerk

 

Sehr geehrte Damen und Herren, – oder – Guten Tag,

 

besten Dank für Ihre E-Mail. Zurzeit bin ich im Urlaub. Ab 1. September 2014 bin ich wieder für Sie da und beantworte dann schnellstens Ihre E-Mail.

 

Sie können so lang nicht warten? Dann wenden Sie sich bitte an meine Vertretung Frau Agnes Beispielfrau. Frau Beispielfrau beantwortet sehr gern Ihre Fragen. Sie erreichen Frau Beispielfrau per E-Mail an a.beispielfrau@entwurffirma.de oder telefonisch unter 01234 56789-00.

 

Mit freundlichen Grüßen aus ….

 

Cornelia Nagel

 

 

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Cornelia Nagel

Online-Redakteurin und Text-Expertin

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Regel 3: Grund der Abwesenheit

Wenn Sie in Urlaub, auf eine Messe oder auf Fortbildung gehen, können Sie dies in Ihrer Abwesenheits-E-Mail angeben. Alle anderen Gründe, wie Krankheit, Kur- oder Reha-Aufenthalt, Ausfallzeiten aufgrund familiärer Probleme etc., gehen Fremde nichts an.

 

Hier schreiben Sie beispielsweise so:

Guten Tag, besten Dank für Ihre E-Mail. Zurzeit bin ich nicht im Büro. Ab 1. September 2014 bin ich wieder für Sie da und beantworte dann schnellstens Ihre E-Mail …

 

 

Regel 4: Abkürzungen und Smileys

Schreiben Sie ohne, nehmen Sie sich Zeit und formulieren Sie vollständige Sätze. Abkürzungen stören und sind schlichtweg unhöflich. Auch Smileys haben in der Geschäfts-E-Mail nichts verloren.

 

Verzichten Sie auf:         MfG

Sondern schreiben Sie: Mit freundlichen Grüßen

 

 

Nun wünsche ich Ihnen einen schönen und erholsamen Urlaub,

 

Ihre Cornelia Nagel

 

 

Autorin:

Cornelia Nagel, Online-Redakteurin und Text-Expertin