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14. Mai 2014

 

Die geschäftliche E-Mail: Diese 9 E-Mail-Sünden sollten Sie vermeiden

 

Die E-Mail, eine sehr reizvolle Möglichkeit, schnell, einfach und kostengünstig zu kommunizieren. Ob an einen Empfänger oder ganze Verteiler-Listen, ob Angebot, Rechnung, Anfrage, Reklamation, alles lässt sich elektronisch versenden – die Möglichkeiten sind vielfältig. Sie können Ihre elektronischen Nachrichten lesen und bearbeiten, wann Sie möchten. Und – im Gegensatz zum Telefon – haben Sie immer den „Schwarz-auf-weiß-Beweis“.

 

Doch Vorsicht: Eine E-Mail ist ein Brief, ein elektronischer Brief. Und insbesondere für Firmen-E-Mails gelten, wie auch für den Geschäftsbrief, klare Korrespondenz- und Gestaltungs-Regeln.

 

Deswegen: Vermeiden Sie diese 9 E-Mail-Sünden:

 

  1. Nicht antworten – die E-Mail ignorieren

Die E-Mail ist ein schnelles Medium. Wir erwarten (leider) vom Empfänger innerhalb kürzester Zeit eine Antwort auf unser Anliegen.

 

Versenden Sie bitte eine kurze Information, wenn Sie noch Fragen und Details klären müssen. Optimal ist es, wenn Sie ein Zeitfenster nennen, bis wann der Kunde mit der gewünschten Information rechnen kann.

 

Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Anfrage und Ihr Interesse an unserem Produkt XYZ. Damit das Produkt optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist, muss ich noch die Punkte A) und C) mit unserer Design-Abteilung klären. Aber spätestens am Mittwoch, 28. Mai 2014 liegt das Angebot in Ihrem E-Mail-Postfach. Freundliche Grüße …

 

Mit so einem Zwischenbericht stimmen Sie den Kunden positiv. Er weiß, woran er ist, und bis wann (und aus welchem Grund) er mit dem Angebot rechnen kann.

 

Mein Tipp: Nehmen Sie sich die Zeit für eine kurze Info zwischendurch.

 

 

 

  1. Abkürzungen, Kürzel, Akronyme, Smileys

Schreiben Sie ohne, nehmen Sie sich Zeit und formulieren Sie vollständige Sätze.

Abkürzungen stören und sind schlichtweg unhöflich. Setzen Sie auch nicht voraus, dass der Leser Abkürzungen aus Ihrem Fachgebiet kennt. Auch Smileys haben in derGeschäfts-E-Mail nichts verloren.

 

Verzichten Sie auf: ASAP (So bald wie möglich)

Sondern schreiben Sie: Bitte teilen Sie uns Ihre Antwort bis zum 31. Mai 2014 mit.

 

 

  1. Abgekürzte, unvollständige Sätze

Formulieren Sie auch in der Geschäfts-E-Mail vollständige Sätze. Eine E-Mail ist schließlich keine SMS.

 

Bitte denken Sie daran: Auch eine E-Mail ist ein Brief, ein elektronischer Brief. Und wie für den Geschäftsbrief gelten auch für die geschäftliche E-Mail klare Korrespondenz- und Gestaltungs-Regeln. Denn mit jeder E-Mail, die Ihr Unternehmen verlässt, präsentieren Sie Ihre Firma.

 

 

  1. Die E-Mail an alle Verteiler

Mit nur einem Klick ist die E-Mail unterwegs zum Empfänger. Was nur, wenn die E-Mail

für den einen oder anderen Empfänger nicht bestimmt ist? Tipp: Sobald Sie eine E-Mail

an mehrere Adressaten verschicken, sollten Sie unbedingt vor dem „Senden“ die

Verteilerliste prüfen.

 

 

  1. Lesebestätigung vom Empfänger anfordern

Nicht zu empfehlen, außer Sie haben sich mit dem Empfänger darauf geeinigt. Denn

durch diese Funktion fühlt sich der Empfänger unter Umständen von Ihnen kontrolliert, es zeigt ihm, dass Sie misstrauisch sind.

 

 

  1. Der Betreff: wenig aussagekräftig – oder noch schlimmer: er fehlt

Der Betreff wird vom Empfänger zuerst gelesen. Deswegen: Fassen Sie sich kurz und

geben Sie dem Empfänger einen konkreten Hinweis auf den Inhalt Ihrer E-Mail. Der

Leser muss am Betreff erkennen, was Sie von ihm möchten.

 

Bitte nicht so:

Anfrage Korrektur meiner Webseite www.

AW: Anfrage Korrektur meiner Webseite www.

AW:AW: Anfrage Korrektur meiner Webseite www.

AW:AW:AW: Anfrage Korrektur meiner Webseite www.

 

Sondern besser so:

Anfrage Korrektur meiner Webseite www.

Angebot Korrektur Ihrer Webseite www.

Auftragsbestätigung Korrektur Ihrer Webseite www.

 

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, dann passen Sie bitte den Betreff entsprechend

dem Inhalt der E-Mail an. So erleichtern Sie dem Empfänger und sich selbst die

elektronische Ablage und das schnelle Zuordnen der E-Mails.

 

 

  1. Kondolieren per E-Mail

Das geht gar nicht – ein absolutes No-Go!

Kondolieren Sie niemals per E-Mail, sondern per Brief oder Karte auf dem Postweg.

 

 

  1. Mehrsprachige Grußformeln

Auch dann, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist, entscheiden Sie sich für eine Sprache. Bitte nicht mehrere fremdsprachige Grußformeln untereinander in die Signatur setzen. Beziehungsweise, passen Sie die Grußformel der E-Mail-Sprache an. Alles andere ist unhöflich.

 

 

  1. Weihnachtsgrüße im CC versenden

Auch das sollte ein Tabu sein. Zum einen verletzen Sie dadurch den Datenschutz und zum anderen ist es schlichtweg unhöflich. Weihnachtsgrüße sollten persönlich und am besten auf die Kunden, Lieferanten etc. abgestimmt sein.

 

 

Diskutieren Sie mit, hier im Blog – Sie sind herzlich eingeladen. Schreiben Sie Ihre Erfahrungen und auch Ihre Fragen.

 

 

Autorin:

Cornelia Nagel, Online-Redakteurin und Text-Expertin